Få styr på datoerne
Disse datoer skal bruges til opsætningen af OS2valghalla.
Sørg for at få styr på dem:
- Valgdato
- Periode før og efter valg, hvor der skal løses opgaver
- Dette inkluderer fx også brevstemmemodtagelse og fintælling
- Bemærk at datoerne ikke vil kunne ændres, når først de er defineret på et valg
- Deadline for fordeling af opgaver på arbejdssteder
- Dato for informationsmøde med partierne
- Deadline for færdige beskedskabeloner
- Deadline for hvornår partierne senest skal have fordelt deres opgaver
- Dato for aktivering af valget og dermed udsendelse af invitationer og aktivering af ekstern hjemmeside
- Dato for deaktivering af valget og dermed ekstern hjemmeside og automatiske beskeder
Følg disse trin
- Tjek om grundopsætningen er korrekt:
- Er der ændringer til Områder?
- Er der kommet nye partier eller afdelingsnavne som skal ændres under Teams?
- Har I ændret procedurer, som betyder, at beskrivelser af Opgavetyper skal ændres?
- Er der ændringer eller tilføjelser til Arbejdssteder?
- Tilbyder I anderledes Specialkost til dette valg?
- Er der ændringer til jeres Kontaktinformation?
- Skal Oplysningserklæringen opdateres?
- Skal en eventuel Samtykkeerklæring opdateres?
- Opdater eventuelt Beskedskabeloner
- Opret et nyt Valg eller dupliker et tidligere
- Tildel eller tilret opgaver til teams på de relevante arbejdssteder
- Opret partisekretærer
- Opret medarbejdere med ansvar for intern rekruttering som deltagere og tildel dem rettigheden som teamansvarlig
- Opret medarbejdere med ansvar for arbejdssteder som deltagere og tildel dem rettigheden som arbejdsstedsansvarlig
- Opret deltagere, som du selv vil invitere til opgaver – fx valgsekretærer
- Tildel relevante opgaver til disse deltagere
- Aktiver valget, så den eksterne hjemmeside aktiveres, og der automatisk udsendes invitationer
- Bemærk at der udsendes en bekræftelse i stedet for en invitation, hvis du allerede har svaret ja på vegne af en deltager
- Informér teamansvarlige om muligheden for at se teamets opgaver på den eksterne hjemmeside
- Informér arbejdsstedsansvarlige om muligheden for at se status og deltagere på deres arbejdssted på den eksterne hjemmeside